全面数字化电子发票（数电发票）已覆盖绝大多数行业。它的变化不只是"纸变电子"——去介质、去版式、要素化、标签化。很多中小企业仍在按旧习惯操作，埋下入账不合规、重复报销、归档失效的风险。本文梳理 6 个必须改的点。
1. 开票：不再需要税控设备
通过电子发票服务平台（各省电子税务局入口）直接开具，无需金税盘/税控盘，也无需票种核定。首次开票需完成实名认证与电子签章。授信额度由系统按信用与经营情况动态调整，用完后可申请人工调整。
2. 受票：认准"原件"，PDF 只是预览
数电发票有三种交付格式：XML（数据电文原件）> OFD > PDF。
关键：报销入账应以 XML 或 OFD 原件为准，PDF 仅用于预览打印。截图、拍照、PDF 转存都不能作为合规入账凭证。
3. 查重：建立台账或上系统
电子文件可无限复制，重复报销是最大风险。建议：
- 用 Excel 台账按发票号码查重（号码唯一，20 位）；
- 或接入费控/报销系统自动查重；
- 每月末导出全国增值税发票查验平台的验真结果留存。
4. 入账：价税分离与税额抵扣
取得数电专票的，需在增值税发票综合服务平台勾选确认用途（抵扣/不抵扣/退税）。注意勾选后当期申报期内可撤销，逾期不可撤销。
5. 归档：保存原始格式文件
按财政部、国家档案局关于电子发票电子化报销入账归档的规定，满足条件的单位可仅以电子形式归档，不再打印纸质件。但必须同时保存：
- 发票原始格式文件（XML/OFD，非 PDF 截图）；
- 电子记账凭证；
- 能证明来源真实可靠的元数据。
会计档案保管期限仍为 30 年（从会计年度终了后第一天算起）。
6. 红冲：与原流程不同
数电发票红冲需在平台发起，受票方未做用途确认的，开票方单方即可红冲；已确认用途的，需受票方在系统中确认后方可红冲。部分红冲（金额或税额有误）也支持。
建议动作
本月内完成：①通知全员"PDF 不等于原件"；②改用 XML/OFD 归档；③上线查重台账；④复核历史纸质打印件是否已留存电子原件，缺失的尽快向供应商索取。